Autor: adam.lachut

Wszelkie transakcje z kontrahentami są nie tylko szansa na ogromne zyski, ale także pewnego rodzaju ryzykiem. Jeżeli kontrahent okaże się nieuczciwy, przedsiębiorca może stracić szansę zwrotu VAT czy możliwości odliczenia zwrotu. To dlatego kontrahentów warto sprawdzać na tzw. białej liście. Czym jest ta lista i dlaczego sprawdzenie podatnika VAT jest aż tak istotne?

Kto jest odpowiedzialny za weryfikację kontrahentów?

Za sprawdzenie podatnika VAT odpowiedzialny jest podatnik. To na nim ciąży obowiązek sprawdzenia, czy kontrahent jest rzeczywistym podmiotem gospodarczym, który został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Warto wiedzieć, że w przypadku braku sprawdzenia kontrahenta i nawet niezamierzone błędne rozliczenia transakcji czy wystawienie fikcyjnych faktur grozi ryzykiem wykreślenia z rejestru podatników VAT, sankcją w VAT, a nawet karą pozbawienia wolności do 25 lat.

Gdzie sprawdzić rzetelność kontrahenta?

Przedsiębiorca podejmujący transakcje z kontrahentami, powinien sprawdzić ich uczciwość przede wszystkim w rejestrach CEIDG, KRS oraz REGON. W ten sposób dowie się, czy podmiot rzeczywiście istnieje jako podmiot zarejestrowany. Ponadto, w urzędzie skarbowym lub na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów należy sprawdzić, jaki jest aktualny status podatnika VAT. Nie chodzi tu jedynie o jego widnienie w rejestrze, ale o rękojmię rzetelnie prowadzonej działalności.

Co to jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to stworzony 1 września 2019 roku wykaz informacji o podatnikach VAT. Celem tego wykazu jest pomoc firmom w szybkiej i skutecznej weryfikacji  kontrahentów. Biała lista umożliwia sprawdzenie statusu czynnego podatnika VAT, a także sprawdzenie, czy kontrahentowi odmówiono rejestracji bądź wykreślono go z rejestru. Z białej listy dowiesz się, jakie były przyczyny prawne tego wykreślenia. Potwierdzisz także numer rachunku bankowego, na który masz dokonać przelewu dla kontrahenta. Białą listę możesz sprawdzić na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Na liście tej widnieją wszystkie działające firmy.

Jak sprawdzić kontrahenta?

Wystarczy w wykazie wykorzystać numer NIP, REGON, nazwę firmy bądź numer rachunku bankowego. Wystarczy, że wpiszesz fragment nazwy, a system sam dobierze pasujące wyniki. Co więcej, z systemu możesz wydrukować potwierdzenie wyszukiwania, co stanie się dowodem Twojego sprawdzenia kontrahenta.

Co, jeżeli Twojej firmy nie ma na liście?

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, ale nie widniejsze na białej liście, warto sprawdzić, dlaczego tak jest. Czy posiadasz rachunek firmowy? Jeżeli nie, koniecznie załóż rachunek rozliczeniowy. Jeżeli posiadasz taki rachunek i jesteś pewien, że jest to rachunek firmowy, zacznij od potwierdzenia tego faktu w swoim banku. Jeżeli mimo to nadal nie znajdziesz danych swojej firmy w rejestrze, zastanów się, czy zgłosiłeś rachunek firmowy do urzędu skarbowego. Jeżeli nie, musisz to zrobić. Jeśli mimo tego wciąż nie ma Cię na liście, upewnij się, że Twój bank przekazał numer Twojego rachunku firmowego do STIR. Najlepiej udaj się bezpośrednio do banku i wyjaśnij tę kwestię. Zazwyczaj bank przekazuje rachunek automatycznie, jednak tak, jak wszędzie, zdarzają się błędy. Przy dopilnowaniu wszystkich powyższych kwestii, Twoja firma powinna pojawić się w wykazie podatników VAT.

Czy konieczne jest zakładanie rachunku firmowego?

Rachunek firmowy powinien zostać założony i podany na białej liście podatników VAT. Jeżeli zapłacisz kontrahentowi kwotę przekraczającą 15 000 zł na rachunek inny niż tej widniejący w wykazie, stracisz możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty bądź części kwoty zapłaconej na inny rachunek. Poza tym, pojawi się wówczas ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za wszelkie zaległości podatkowe. Jeżeli on nie zapłaci należnego podatku VAT od transakcji, odpowiedzialność za to poniesiecie oboje. Oczywiście, ten problem można rozwiązać. Wystarczy, że w terminie do 7 dni od wykonania przelewu na rachunek inny niż podany w wykazie poinformujesz naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu zapłaty.

Sprawdzenie kontrahenta – o czym pamiętać?

Przede wszystkim, pamiętaj o sprawdzaniu kontrahentów na białej liście zwłaszcza w przypadku współpracy z firmami, z którymi nie miałeś wcześniej do czynienia, nie możesz więc być w pełni przekonany o ich uczciwości. Zanim dokonasz przelewu, sprawdź, czy numer rachunku na fakturze jest tym samym numerem, który widnieje na białej liście. Jeżeli nie, wyjaśnij tę sprawę przed dokonaniem transakcji, szczególnie, gdy płatności przekraczają 15 000 zł.

Dopilnowanie obowiązku sprawdzenia podatników VAT pozwala na większe bezpieczeństwo podejmowanych transakcji i o wiele niższe ryzyko błędów i niedopatrzeń, które mogą naprawdę sporo kosztować. Na koniec warto przypomnieć, że nieznajomość prawa nie zwalnia z odpowiedzialności, dlatego też niedopatrzenie uczciwości kontrahenta jest odpowiedzialnością przedsiębiorcy, który ma obowiązek sprawdzić uczciwość firmy, z którą ma zamiar współpracować.

Potrzebujesz wsparcia biura rachunkowego?

Napisz do nas

Wiele osób marzy o założeniu własnej działalności, jednak nie wie, jak się do tego zabrać. W poniższym artykule wyjaśnimy, jak założyć swoją firmę krok po kroku i o czym należy pamiętać przed podjęciem decyzji o jej założeniu.

Formy prawne prowadzenia działalności

Zgodnie z polskim prawem, działalność gospodarczą można prowadzić w jednej z kilku form, różniących się od siebie formalności i kwestiami finansowymi. Najprostszą formą działalności gospodarczej jest jednoosobowa działalność. Jest ona zakładana przez jedną osobę, która w całości nią zarządza i bierze na siebie 100% odpowiedzialności za jej prowadzenie. Oprócz jednoosobowej działalności, możesz założyć spółkę cywilną, spółki kapitałowe, w skład których wchodzą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne, a także spółki osobowe, a więc spółki jawne, komandytowe, partnerskie i komandytowo-akcyjne. Każda z tych form prowadzenia działalności wymaga innych kroków formalnych.

To, jaką formę działalności wybierzesz, powinno zależeć od co najmniej kilku czynników. Przeanalizuj przede wszystkim to, czy działalność będziesz prowadzić samodzielnie czy może razem ze wspólnikami. Istotne jest także, kto weźmie na siebie odpowiedzialność za zobowiązania, jakie będą formy opodatkowania firmy, a także jaki kapitał początkowy będzie wniesiony. Od wybranej formy działalności zależy miejsce, w której będzie ona zarejestrowana, a także forma jej reprezentacji w sprawach urzędowych.

Działalność gospodarcza wyłączona z obowiązku rejestracji w CEIDG

Jak zapewne wiesz, nie każda działalność musi zostać zarejestrowana jako działalność gospodarcza. Istnieje coś takiego, jak działalność nierejestrowa, a zalicza się do niej taką działalność, w wyniku której w żadnym miesiącu przychody z niej nie przekroczą kwoty 50% minimalnego wynagrodzenia, a więc w roku 2021 jest to kwota 1400 zł. Dodatkowym warunkiem możliwości prowadzenia działalności nierejestrowej jest brak zarejestrowanej działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy. Jeżeli spełniasz te warunki, to nawet, jeśli Twoja działalność ma charakter stały, przemyślany i celowy, a więc spełnia wymogi działalności gospodarczej, nie musi być rejestrowana.

Co musisz wiedzieć przed założeniem firmy?

Samo założenie firmy nie jest zbyt skomplikowane, a obecnie jest możliwe nawet bez wychodzenia z domu. Zanim jednak podejmiesz decyzję o zarejestrowaniu własnej działalności gospodarczej, weź pod uwagę kilka podstawowych kwestii. Najważniejsze wydają się oczywiście formalności. Warto już na starcie zorientować się co do wysokości składek ZUS. To bardzo ważne, bo koszty prowadzenia działalności nie zawsze są niskie. Poza tym, zastanów się, jaką formę działalności chcesz prowadzić, jakie formy opodatkowania będą dla Ciebie najkorzystniejsze. Nie bez znaczenia pozostaje kwestia uzyskania wszystkich niezbędnych pozwoleń, koncesji, a także sprawdzenie ewentualnej możliwości dofinansowania firmy.

Obok formalności, równie istotne są kwestie organizacyjne. Jeżeli Twoja działalność zakłada zatrudnienie pracowników, warto zająć się tym jak najszybciej. Poza tym, należy zaplanować kwestię prowadzenia księgowości i podsumowanie przewidywanych kosztów całej działalności. Pamiętaj, że początkowo czyste zyski będą bardzo niskie, a być może nie będzie ich wcale. Czas na rozkręcenie firmy to czas na pozyskiwanie klientów, budowanie świadomości Twojej marki i jej rozpoznawalności.

Pamiętaj, że na rynku nie jesteś sam. Istnieje bardzo szeroka konkurencja, która zrobi wszystko, by przebić Twoją ofertę. Kluczowe jest więc sprawdzenie konkurencji w swojej niszy, identyfikacja własnej grupy docelowej i dostosowanie swojej oferty do jej potrzeb. Warto rozważyć możliwość reklamy i jej środków, które pozwolą na wzrost popularności firmy wśród potencjalnych klientów.

Zakładanie firmy- jak założyć firmę „krok po kroku”

Zakładanie własnej działalności jest proste. Wystarczy zastosować się do kilku kroków, by stać się pełnoprawnym przedsiębiorcą.

Po pierwsze, należy zdecydować się na konkretną formę prawną działalności gospodarczej i formę jej opodatkowania. Możesz zdecydować się na PIT, CIT, RPE lub kartę podatkową.

Kiedy określisz rodzaj działalności, kolejnym krokiem będzie jej sklasyfikowanie i nadanie kodów PKD. Pełną klasyfikację kodów PKD znajdziesz na stronie Głównego Urzędu Statystycznego. Jest ich wszystkich około 400.

Następnym nieodzownym krokiem jest wybór dobrego biura rachunkowego, który zajmie się księgowością Twojej firmy. Możesz co prawda prowadzić księgowość samodzielnie, jednak to rozwiązanie jest odpowiednie tylko dla osób, które posiadają odpowiednie doświadczenie. Jeżeli go nie masz, zdecydowanie bezpieczniej będzie powierzyć to zadanie profesjonalistom.

Kolejnym krokiem jest już właściwa rejestracja działalności w CEIDG. W tym celu należy złożyć wniosek i uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek składa się w urzędzie gminy bądź drogą elektroniczną. Samo założenie działalności gospodarczej jest bezpłatne.

Ostatnim krokiem w pozostaniu pełnoprawnym przedsiębiorcą jest założenie konta firmowego oraz wyrobienie firmowej pieczątki z numerem NIP i REGON.

Jeżeli przebrnąłeś przez wszystkie powyższe kroki – gratulacje! Założyłeś własną działalność gospodarczą i jesteś przedsiębiorcą!

Potrzebujesz wsparcia biura rachunkowego?

Napisz do nas

Własna firma z pewnością jest marzeniem wielu przedsiębiorczych osób. Najłatwiejszą jej formą jest działalność jednoosobowa. Na czym ona polega i czy warto ją założyć? Kiedy zarejestrowanie firmy jest obowiązkiem przedsiębiorcy?
Co to jest jednoosobowa działalność gospodarcza?

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą formą działalności. Decydują się na nią przede wszystkim początkujący przedsiębiorcy, którzy na rynku stawiają swoje pierwsze kroki. Pojęcie działalności jednoosobowej określają dokładnie przepisy Ustawy Prawo Przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 roku. Według tych przepisów, działalnością jednoosobową nazywa się zorganizowaną działalność zarobkową, która jest wykonywana w sposób ciągły, we własnym imieniu.

Aby można było mówić o działalności jednoosobowej, konieczne jest zaistnienie kilku czynników. Przede wszystkim, cel tej działalności musi mieć charakter zarobkowy, a więc nastawiony na osiągniecie zysku. Poza tym, działalność musi mieć charakter zorganizowany, a więc musi wiązać się z jakimiś działaniami marketingowymi, przemyślanymi strategiami czy np. wynajmowaniem pomieszczeń do wykonywania zadań  w ramach prowadzenia tej działalności.

Działalność musi mieć charakter ciągły i powtarzalny, a do tego musi być wykonywana we własnym imieniu. Jednoosobowa działalność gospodarcza wyróżnia się tym, że nie jest zarządzana przez podmioty zewnętrzne. Bardzo ważnym kryterium pozwalającym na określenie działalności jako jednoosobowej działalności gospodarczej jest ponoszenie bezpośredniego ryzyka, jakie wiąże się z jej prowadzeniem.

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza to firma?

Wiele osób zastanawia się, czy jednoosobową działalność gospodarczą można nazwać firmą? Odpowiedź jest twierdząca. Działalność jednoosobowa to firma zarządzana przez jedną osobę, która ponosi bezpośrednio ryzyko związane z prowadzeniem firmy. Ponadto, taka osoba jest zobowiązana, podobnie jak zarządcy większych firm, do odprowadzania składek na ubezpieczenie do ZUS czy stosowania się do przepisów związanych z opodatkowaniem działalności gospodarczych.

Kiedy musisz rejestrować firmę?

Istnieje kilka wyjątków, zgodnie z którymi osoba, która prowadzi swój biznes w sposób celowy, przemyślany i czerpie z niego zyski, nie musi rejestrować swojej firmy. Chodzi tu przede wszystkim o wysokość osiąganych przychodów. Jeżeli nie przekroczą one w żadnym miesiącu poziomu 50% minimalnego wynagrodzenia, przedsiębiorca nie musi rejestrować działalności. W roku 2021 50% wynagrodzenia minimalnego wynosiło 1400 zł, od nowego roku próg ten będzie wyższy, bo płaca minimalna również zostanie podniesiona. Warunkiem do skorzystania z przywileju braku konieczności rejestracji działalności jest brak prowadzenia innej działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Tzw. działalność nierejestrowa ma wiele zalet. Przede wszystkim, nie musisz jej zgłaszać w ewidencji przedsiębiorców, w GUS i Urzędzie Skarbowym. Poza tym, nie musisz opłacać składek w ZUS ani zaliczek na podatek. Ważnym przywilejem jest również fakt, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą nierejestrową, nie musisz korzystać z księgowości, a jedynie z uproszczonej ewidencji sprzedaży.

Jak założyć działalność jednoosobową?

Zakładanie działalności jednoosobowej jest bardzo proste, a obecnie możliwe nawet bez wychodzenia z domu. Wystarczy tylko wypełnić stosowny formularz CEIDG-1, który można znaleźć na stronie ministerstwa lub e-PUAP. Wniosek można złożyć osobiście w urzędzie miasta czy gminy, za pośrednictwem listu poleconego poświadczonego notarialnie, elektronicznie z użyciem podpisu kwalifikowanego bądź poprzez e-PUAP, bez użycia podpisu kwalifikowanego.

Po oficjalnym założeniu działalności, należy zdobyć numer REGON oraz NIP. Warto także założyć firmowe konto bankowe. Nie jest to obligatoryjne w przypadku działalności jednoosobowej, z  pewnością jednak warto tego dopilnować.

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej – o czym trzeba pamiętać?

Już w momencie wypełniania wniosku CEIDG-1 należy podjąć decyzję o konkretnej formie opodatkowania dochodu. Może to być opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych bądź karta podatkowa. Najczęściej stosowane jest opodatkowanie na zasadach ogólnych, gdyż umożliwia ono skorzystanie z wielu ulg podatkowych. Ten rodzaj opodatkowania zakłada konieczność prowadzenia księgi rachunkowych bądź księgi przychodów i rozchodów.

Czy warto założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Na to pytanie trudno jest odpowiedzieć jednoznacznie. Z pewnością trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że prowadzenie każdej działalności jest związane z pewnego rodzaju ryzykiem, które należy brać pod uwagę. Warto początkowo przetestować swój pomysł na biznes, sprawdzić, czy będzie on działał w odpowiedni sposób, a następnie zrobić pierwszy krok ku założeniu własnej działalności. Dobrze jest skorzystać z rad doradców czy doświadczonych przedsiębiorców, którzy pomogą w stawianiu pierwszych kroków we własnym biznesie.

Potrzebujesz wsparcia biura rachunkowego?

Napisz do nas

Wybór formy opodatkowania działalności musi zostać podjęty już na etapie składania wniosku o założenie firmy do CEIDG. Czym są formy opodatkowania, jakie ich rodzaje wyróżniamy i które są najkorzystniejsze?

Formy opodatkowania przedsiębiorstw

Za wybór formy opodatkowania odpowiada przedsiębiorca. Wybór ten powinien być zgodny z rodzajem prowadzonej działalności, choć nie bez znaczenia pozostaje także opłacalność w przypadku konkretnej firmy. Wyróżniamy cztery podstawowe formy opodatkowania działalności gospodarczej. Czym charakteryzuje się każdy z nich?

Skala podatkowa, czyli opodatkowanie na zasadach ogólnych

Jest to najczęściej wybierana forma opodatkowania działalności gospodarczej. Polega ona na opodatkowaniu dochodu według dwustopniowej skali. Aby zrozumieć jej wartość, należy rozgraniczyć pojęcia dochodu i przychodu. Dochód to przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Mówiąc inaczej, dochód to kwota, którą firma faktycznie zarobiła na działalności. Jeżeli dochód ten wyniósł do 85 528 zł, opodatkowanie wynosi 17% pomniejszone o kwotę zmniejszającą podatek. Jeżeli kwota 85 528 zł została przekroczona, podatek równa się 17% plus 32% nadwyżki i minus kwota zmniejszająca podatek. Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na tę formę opodatkowania, jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz do ewidencjonowania w niej swoich przychodów i rozchodów. Na koniec każdego roku konieczne jest sporządzenie spisu z natury, w którym wykazane zostaną wszystkie nabyte towary i materiały.

Podatek liniowy

Podatek liniowy jest kolejną formą opodatkowania działalności gospodarczej. Przedsiębiorca w jej ramach opodatkowuje dochód jedną stawką podatku wynoszącą 19% i nie ma tu znaczenia wysokość dochodu. Przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi rozchodów i przychodów.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt to forma opodatkowania zakładająca, że przedsiębiorca nie może pomniejszyć osiąganych przychodów o poniesione koszty podatkowe. W zamian może liczyć na niskie stawki ryczałtu w zależności od wykonywanej działalności gospodarczej. Warto jednak wiedzieć, że z tej formy opodatkowania skorzystać może tylko osoba fizyczna, która uzyskuje przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, której wysokość nie przekracza 200 000 euro. Z ryczałtu może skorzystać także osoba fizyczna, która uzyskała przychód wyłącznie z działalności pozarolniczej prowadzonej w formie spółki, której suma przychodów wszystkich wspólników nie przekroczyła kwoty 2 000 000 euro.

Karta podatkowa

Karta podatkowa to zryczałtowana forma opodatkowania. Ciekawe jest to, że w przypadku tej formy, wartość wpłaconego na konto US podatku w żaden sposób nie odzwierciedla osiąganych przychodów. Stawka karty podatkowej zależna jest od rodzaju wykonywanych usług, wielkości zatrudnienia, wielkości miejscowości, której działa dana firma, a także rozmiaru prowadzonej działalności gospodarczej. Z karty podatkowej mogą skorzystać tylko osoby wykonujące określoną działalność, np. opiekę nad dziećmi czy osobami chorymi, a także firmy świadczące usługi rozrywkowe.

Formy opodatkowania – wady i zalety

Każda z wymienionych form opodatkowania ma zarówno plusy, jak i minusy, które należy wziąć pod uwagę. Skala podatkowa ma wiele zalet, do których należy m.in. prawo do korzystania z różnych ulg podatkowych, prawo do wspólnego rozliczania się z małżonkiem czy jako osoba samotnie wychowująca dziecko, a także prawo do odliczeń w deklaracji podatkowej czy rozliczenia wszystkich przychodów na jednym zeznaniu PIT. Minusem tej formy opodatkowania jest natomiast obowiązek prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów czy większa ilość formalności. Trzeba także pamiętać, że jeżeli dochód w jakimś miesiącu przekroczy 85 529 zł, firma będzie zmuszona zapłacić podatek dochodowy wg stawki 32 %.

Sporo zalet ma także podatek liniowy. Przede wszystkim, posiada on jedną, stałą stawkę. Poza tym, w przypadku tej formy opodatkowania nie łączy się dochodów uzyskanych z różnych źródeł. Sposób wyliczenia podatku jest łatwy, a do tego istnieje możliwość odliczeń od przychody poniesionych kosztów podatkowych. Ta forma opodatkowania ma jednak swoje wady. Należy do nich przede wszystkim brak kwoty wolnej od podatku, brak możliwości rozliczenia się z małżonkiem czy brak prawa do kredytu podatkowego i większości ulg podatkowych.

Jaką formę opodatkowania wybrać?

To, jaka forma opodatkowania będzie najbardziej korzystna jest zależne od wielkości osiąganych przychodów. Warto rozważyć, ile zysku przyniesie działalność, jak wysokie będą ponoszone koszty, a także to, czy rodzaj wykonywanej działalności nie jest w wykluczeniach danych form opodatkowania. Warto także wiedzieć, że forma opodatkowania, jaką wybierzesz na początku działalności firmy będzie obowiązywała w danym roku podatkowym. Jeżeli zechcesz ją zmienić, możesz to zrobić jedynie raz do roku, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma uzyskała swój pierwszy dochód.

Potrzebujesz wsparcia biura rachunkowego?

Napisz do nas