Szukasz biura rachunkowego? Zastanawiasz się, które wybrać: biuro rachunkowe stacjonarne czy online?
Prawidłowe prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Od samego właściciela firmy zależy jednak, w jaki sposób będzie się z niego wywiązywał. Do wyboru mamy wiele opcji – prowadzenie księgowości samodzielnie przy użyciu specjalnych programów, zatrudnienie księgowego na etat, bądź też skorzystanie z usług firmy zewnętrznej stacjonarnej lub online. Które rozwiązanie będzie lepsze w poszczególnych sytuacjach?
Utrzymanie stanowiska księgowego to duże koszty
Z pozoru najwygodniejszym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy powinno być zatrudnienie wykwalifikowanego, doświadczonego księgowego, który poprowadzi dla firmy całą księgowość. W rzeczywistości jest to opcja odpowiednia jedynie dla dużych firm, które stać na utrzymanie stanowiska księgowego, odpowiednie wyposażenie jego biura, zakup nowoczesnego oprogramowania i tak dalej. W praktyce małe i średnie przedsiębiorstwa znacznie częściej decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości lub skorzystanie z usług firmy zewnętrznej.
Samodzielne prowadzenie księgowości – wady i zalety
Samodzielne prowadzenie księgowości to ogromna oszczędność dla firmy. Rozwiązanie to będzie jednak odpowiednie wyłącznie dla małych spółek, które nie fakturują miesięcznie więcej niż 50 sztuk dokumentów księgowych. Aby uniknąć popełniania błędów oraz wynikających z nich konsekwencji prawnych, przedsiębiorca może korzystać z oprogramowania online z dodatkowo płatnym wsparciem doradcy, który będzie pomocny w zakresie prawa podatkowego czy prawa pracy.
Zaletą takiego sposobu prowadzenia księgowości będzie dostęp do dokumentów firmy niezależnie od miejsca czy pory dnia, a także możliwość wystawiania faktury z dowolnego miejsca poza firmą. Rozwiązanie to ma też poważne wady. Po pierwsze, zajmuje mnóstwo czasu, który przedsiębiorca powinien poświęcić na rozwój firmy.
Po drugie, wiąże się z dużym ryzykiem popełnienia błędu – zwłaszcza jeśli nie poszerzymy usługi oprogramowania online o wsparcie eksperta. Przepisy ciągle ulegają bowiem zmianom, a nadążenie za nimi jest obowiązkiem każdego prowadzącego bieżącą księgowość.
Outsourcing usług księgowych – optymalne rozwiązanie
Przedsiębiorca nie musi być ekspertem w księgowości i prawie pracy, nie musi także wydawać kroci na utrzymanie stanowiska księgowego. Coraz popularniejszym rozwiązaniem, które zyskuje uznanie zwłaszcza pośród małych i średnich firm jest outsourcing księgowy, czyli skorzystanie z zewnętrznych usług biura księgowego. Pozwala to nie tylko zminimalizować koszty, ale również oszczędzić czas.
Zewnętrzna firma jest bardziej wydajna i profesjonalna, a dodatkowo nieuwikłana w wewnętrzne sprawy przedsiębiorstwa. Zarówno biura stacjonarne, jak i online zatrudniają doświadczonych i odpowiednio wykształconych księgowych, których obowiązkiem jest poprowadzenie księgowości firmy w sposób skrupulatny i przede wszystkim zgodny z obowiązującym aktualnie prawem.
Przedsiębiorca nie musi martwić się zatem o jakiekolwiek konsekwencje związane z błędami w fakturowaniu czy odprowadzaniem podatków. Jaki rodzaj biura jest jednak bardziej opłacalnym i wygodniejszym rozwiązaniem?
Kiedy lepsze jest biuro rachunkowe stacjonarne?
Na usługi biura rachunkowego prowadzącego działalność stacjonarną decydują się przede wszystkim tradycjonaliści, którzy lubią zachowywać pełną, osobistą kontrolą nad zewnętrznymi usługami. Do biura tego typu możemy bowiem udać się fizycznie, sprawdzić, kto w nim pracuje, w jakich warunkach, z jakiego korzysta wyposażenia. Kontakt z biurem stacjonarnym obejmuje również stałe dostarczanie dokumentów księgowych, co przekłada się na niepotrzebną stratę czasu oraz konieczność dojazdów.
Ponieważ usługi tego typu wymagają posiadania fizycznego biura, wyposażenia i oprogramowania, korzystanie z nich jest także kosztowniejsze niż ma to miejsce w przypadku biur online.
Dla kogo biuro rachunkowe online?
Na skorzystanie z usług biura rachunkowego online decydują się dwie główne grupy klientów – ci, którzy nie mają dostępu do usług dobrego, sprawdzonego biura stacjonarnego oraz ci, którzy zwyczajnie pragną oszczędzić, stawiając na nowoczesne rozwiązania. Usługi biura rachunkowego online nie wymagają bezpośredniego kontaktu z klientem. Cała współpraca odbywa się bowiem przez internet lub telefon, w skrajnych przypadkach przez pocztę.
Przedsiębiorca nie musi zatem opuszczać siedziby swojej firmy, aby wszystkie sprawy księgowe dopiąć na ostatni guzik, nie martwiąc się o terminy. Biura online nie potrzebują lokalu ani sprzętów elektronicznych. Swoich księgowych mogą zatrudniać w formie zdalnej, równocześnie nadal gwarantując klientom najwyższą jakość obsługi.
Pozwala to na znaczące obniżenie kosztów, dzięki czemu korzystanie z usług biura rachunkowego online stanowi dla przeciętnego przedsiębiorcy idealny kompromis pomiędzy niską ceną a komfortowym i bezpiecznym z punktu widzenia przestrzegania przepisów prawnych prowadzeniem księgowości.
Wybierz biuro rachunkowe online jeżeli prowadzisz firmę, która:
– pragnie zoptymalizować koszty,
– chce skupić się na osiągnięciu wysokiej rentowności,
– chce oszczędzić czas i pieniądze,
– chce zadbać o prawidłowe księgowanie dokumentów,
– chce zapewnić sobie poczucie komfortu i bezpieczeństwa.