Sukces w prowadzeniu działalności gospodarczej zależy nie tylko od osiąganych przychodów, ale także od skutecznego kontrolowania wydatków. Koszty w firmie związane z działalnością to nakłady ponoszone przez przedsiębiorcę w celu osiągnięcia przychodu. Dlatego kluczowe jest ich regularne monitorowanie i optymalizowanie, aby firma mogła pozostać rentowna. Wyższe koszty firmowe obniżają podstawę opodatkowania, na której opiera się obliczanie podatku dochodowego. Dodatkowo, wydatki te często umożliwiają odliczenie VAT. Warto więc zgłębić wiedzę i zadbać o ten aspekt.
Co to są koszty firmowe?
Koszty w firmie to wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, które mają na celu uzyskanie przychodów lub zabezpieczenie ich źródła. Są one istotne zarówno dla określenia rentowności przedsiębiorstwa, jak i dla obliczania podstawy opodatkowania.
Definicja kosztów w przepisach prawa
Polskie prawo podatkowe nie zawiera jednej ogólnej definicji kosztów. Jednak kluczowe zapisy, które dotyczą tego zagadnienia znaleźć można w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).
1. Ustawa o PIT
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350, ze zm.): „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”
2. Ustawa o CIT
Analogiczny zapis znajduje się w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86, ze zm.): „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.” Co w praktyce oznaczają te definicje?
Co możesz odliczyć w firmie?
Przedsiębiorca może odliczyć od przychodu te wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do najczęściej spotykanych kosztów zaliczamy:
Koszty wynagrodzeń pracowniczych
Są to wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o dzieło.
Koszty zakupu towarów i materiałów
To wydatki na zakup surowców, półproduktów czy towarów handlowych niezbędnych do prowadzenia działalności.
Koszty usług obcych
Są to wydatki poniesione na usługi świadczone przez podmioty zewnętrzne, takie jak usługi księgowe, marketingowe czy transportowe.
Koszty amortyzacji
Czyli odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, takich jak maszyny, urządzenia czy oprogramowanie.
Koszty najmu i dzierżawy
Należy tu uwzględnić wydatki związane z wynajmem biura, magazynu czy sprzętu.
Koszty eksploatacji pojazdów
Zaliczamy tu wydatki na paliwo, serwis czy ubezpieczenie samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej.
Koszty reprezentacji i reklamy
Wśród tych kosztów mamy wydatki na promocję firmy, takie jak reklama w mediach, materiały promocyjne czy organizacja eventów.
Jak dokumentować koszty w firmie?
Dowody księgowe to określone dokumenty, które mogą być podstawą do dokonania wpisu w księgach rachunkowych. Kwestia tego, jakie dokumenty mogą pełnić taką funkcję, jest regulowana przez odpowiednie przepisy prawne. W przypadku firm prowadzących pełną księgowość, zasady te określa Ustawa o rachunkowości, natomiast dla przedsiębiorców korzystających z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów obowiązują przepisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Rodzaje tych dokumentów są określone przez przepisy prawne, zależnie od stosowanego systemu księgowości.
1. Ustawa o rachunkowości (dotyczy podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe)
Zgodnie z tą ustawą dowody księgowe dzielą się na:
- Dowody zewnętrzne obce: otrzymane od kontrahentów, np. faktury zakupu, dokumenty celne, noty księgowe od dostawców.
- Dowody zewnętrzne własne: wystawiane przez jednostkę i przekazywane kontrahentom, np. faktury sprzedaży, noty obciążeniowe.
- Dowody wewnętrzne: dotyczące operacji wewnątrz jednostki, np. dokumenty dotyczące zużycia materiałów, listy płac.
Każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwy, adresy),
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, a także datę dokonania operacji,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
2. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. (dotyczy podatników prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów)
Zgodnie z tym rozporządzeniem za dowody księgowe uważa się:
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, za dowody księgowe w PKPiR uznaje się w szczególności:
- faktury VAT, faktury VAT RR oraz rachunki,
- dokumenty celne,
- inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku, spełniające wymogi formalne,
- dowody opłat (np. bankowych i pocztowych),
- dokumenty korygujące koszty lub przychody,
- zestawienia sprzedaży (w określonych przypadkach),
- noty księgowe i inne dokumenty dopuszczone przepisami.
Każdy dowód księgowy powinien zawierać m.in.:
- datę wystawienia i dokonania operacji gospodarczej,
- dane stron transakcji,
- opis operacji gospodarczej,
- jej wartość,
- podpisy lub dane identyfikujące wystawcę (zgodnie z wymogami rozporządzenia).
Jak widzisz, masz wiele możliwości odnośnie do tego, co możesz odliczyć w firmie. Jeśli jednak potrzebujesz pomocy księgowo-rachunkowej, zapraszamy do kontaktu. Z przyjemnością Cię wyręczymy!