Księgowość online

Każdy, kto prowadzi własną firmę doskonale zdaje sobie sprawę z tego jak istotny jest stały kontakt z biurem rachunkowym. Nikt nie lubi bez sensu tracić czasu, a przy tym pieniędzy, również (a może przede wszystkim) w przypadku rozliczeń podatkowych. Jak zatem uniknąć tego typu sytuacji?

Biuro rachunkowe online

Każde biuro rachunkowe powinno wejść w dwudziesty pierwszy wiek i korzystać z dobrodziejstw, jakie niesie za sobą nowoczesna technologia. Z pewnością każdy przedsiębiorca doskonale pamięta te czasy, kiedy przez cały miesiąc na jednej „kupce” gromadziło się wszelkiej maści dokumenty opatrzone znaczkiem „dla księgowej”.

Następnie po zgromadzeniu solidnego stosu papierów należało udać się do biura rachunkowego, aby osobiście dostarczyć niezbędne do rozliczenia faktury. Czasami istniała również możliwość wysłania dokumentów pocztą lub za pośrednictwem kuriera, jeśli przedsiębiorca nie miał czasu na wizytę.

Na szczęście te czasy już powoli odchodzą do lamusa, ponieważ biura rachunkowe wchodzą na wyższy poziom wtajemniczenia. Przykładem takiego nowoczesnego biura rodem wyjętego z XXI wieku jest właśnie nasze biuro rachunkowe.

Na czym dokładnie nasza nowoczesność polega? Na korzystaniu z wszechobecnej, nowoczesnej technologii. Oferujemy nasze usługi w formie online, która nie tylko pomaga obu stronom (i przedsiębiorcy i pracownikom biura) zaoszczędzić czas i pieniądze, ale również jest to forma niezwykle wygodna w obsłudze i praktyczna.

Jak działa biuro rachunkowe online?

W naszym przypadku wszelka komunikacja, wymiana dokumentów oraz niezbędnych informacji odbywa się online za pomocą usługi Google Drive.

Klient na pulpicie własnego komputera w dedykowanym folderze firmowym udostępnianym przez nasze biuro gromadzi na bieżąco wszystkie, niezbędne do księgowania dokumenty.

Pliki umieszczane w folderze synchronizują się automatycznie, a więc nasi księgowi praktycznie od razu mają dostęp do dokumentacji zamieszczonej przez klienta. Bez konieczności comiesięcznych spotkań i gromadzenia faktur w formie papierowej – prosto, szybko i przyjemnie!

Na podstawie zamieszczonych w folderze dokumentów nasze biuro jest w stanie bez przeszkód pracować, dokonywać bieżących księgowań, a także sporządzać niezbędne raporty w formacie PDF, które następnie są udostępniane klientowi za pomocą tego samego folderu firmowego.

Ponadto dzięki usłudze google drive obie strony mają stały dostęp również do historycznych rozliczeń i faktur, co może być pomocne w przypadku sporządzania statystyk czy analiz porównawczych rok do roku.

Tego rodzaju rozwiązanie jest niezwykle funkcjonalne i przyjemne w obsłudze, również na innych urządzeniach z dostępem do internetu (np. tablet lub laptop). Świetnie się sprawdza przy pracy zdalnej, kiedy klient często podróżuje i pracuje z różnych zakątków naszego globu.

A co z bezpieczeństwem danych? Kopie wszystkich plików przechowywane są na zabezpieczonych serwerach, a więc nieoczekiwana awaria laptopa nie powoduje ich utraty.

Jakie są główne zalety pracy z biurem rachunkowym online?

Zalet jest naprawdę wiele i moglibyśmy wymieniać w nieskończoność, jednak skupimy się na kilku najważniejszych:

Oszczędność czasu

Tak jak już wcześniej wspominaliśmy w naszym przypadku nie ma konieczności umawiania się na spotkania w celu przekazania dokumentów do księgowania, ponieważ ten proces odbywa się na bieżąco. Dzięki temu klient nie traci czasu na niepotrzebne spotkanie, nie musi stać w korku, nie musi pilnować terminu.

Możliwość księgowania dokumentów na bieżąco

Dzięki temu, iż faktury są na bieżąco przekazywane przez klienta biuro może spokojnie księgować otrzymane dokumenty w czasie rzeczywistym, a nie z miesięcznym opóźnieniem. Dzięki temu biuro również jest odciążone i może lepiej zarządzać swoimi pracownikami i ich czasem – nie ma efektu zawalenia dokumentami na koniec miesiąca.

Oszczędność pieniędzy

Dzięki przekazywaniu faktur online redukujemy koszty paliwa czy koszty przesyłki kurierskiej. Nie trzeba również dzwonić i sprawdzać, czy dokumenty na pewno dotarły. Klient musi jedynie zeskanować wszystkie faktury lub zrobić im zdjęcie w odpowiedniej rozdzielczości i wrzucić do folderu firmowego na swoim komputerze. Może to zrobić w dowolnej chwili, kiedy tylko znajdzie na to czas. Może to również zrobić z drugiego końca świata, pod warunkiem, że ma dostęp do internetu.

Biuro online jest ekologiczne

Dzięki temu, iż cała dokumentacja jest przekazywana w formie elektronicznej redukujemy konieczność niepotrzebnego drukowania faktur, a więc pomagamy dbać o nasze środowisko naturalne.