Wszelkie transakcje z kontrahentami są nie tylko szansa na ogromne zyski, ale także pewnego rodzaju ryzykiem. Jeżeli kontrahent okaże się nieuczciwy, przedsiębiorca może stracić szansę zwrotu VAT czy możliwości odliczenia zwrotu. To dlatego kontrahentów warto sprawdzać na tzw. białej liście. Czym jest ta lista i dlaczego sprawdzenie podatnika VAT jest aż tak istotne?
Kto jest odpowiedzialny za weryfikację kontrahentów?
Za sprawdzenie podatnika VAT odpowiedzialny jest podatnik. To na nim ciąży obowiązek sprawdzenia, czy kontrahent jest rzeczywistym podmiotem gospodarczym, który został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Warto wiedzieć, że w przypadku braku sprawdzenia kontrahenta i nawet niezamierzone błędne rozliczenia transakcji czy wystawienie fikcyjnych faktur grozi ryzykiem wykreślenia z rejestru podatników VAT, sankcją w VAT, a nawet karą pozbawienia wolności do 25 lat.
Gdzie sprawdzić rzetelność kontrahenta?
Przedsiębiorca podejmujący transakcje z kontrahentami, powinien sprawdzić ich uczciwość przede wszystkim w rejestrach CEIDG, KRS oraz REGON. W ten sposób dowie się, czy podmiot rzeczywiście istnieje jako podmiot zarejestrowany. Ponadto, w urzędzie skarbowym lub na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów należy sprawdzić, jaki jest aktualny status podatnika VAT. Nie chodzi tu jedynie o jego widnienie w rejestrze, ale o rękojmię rzetelnie prowadzonej działalności.
Co to jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT to stworzony 1 września 2019 roku wykaz informacji o podatnikach VAT. Celem tego wykazu jest pomoc firmom w szybkiej i skutecznej weryfikacji kontrahentów. Biała lista umożliwia sprawdzenie statusu czynnego podatnika VAT, a także sprawdzenie, czy kontrahentowi odmówiono rejestracji bądź wykreślono go z rejestru. Z białej listy dowiesz się, jakie były przyczyny prawne tego wykreślenia. Potwierdzisz także numer rachunku bankowego, na który masz dokonać przelewu dla kontrahenta. Białą listę możesz sprawdzić na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Na liście tej widnieją wszystkie działające firmy.
Jak sprawdzić kontrahenta?
Wystarczy w wykazie wykorzystać numer NIP, REGON, nazwę firmy bądź numer rachunku bankowego. Wystarczy, że wpiszesz fragment nazwy, a system sam dobierze pasujące wyniki. Co więcej, z systemu możesz wydrukować potwierdzenie wyszukiwania, co stanie się dowodem Twojego sprawdzenia kontrahenta.
Co, jeżeli Twojej firmy nie ma na liście?
Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, ale nie widniejsze na białej liście, warto sprawdzić, dlaczego tak jest. Czy posiadasz rachunek firmowy? Jeżeli nie, koniecznie załóż rachunek rozliczeniowy. Jeżeli posiadasz taki rachunek i jesteś pewien, że jest to rachunek firmowy, zacznij od potwierdzenia tego faktu w swoim banku. Jeżeli mimo to nadal nie znajdziesz danych swojej firmy w rejestrze, zastanów się, czy zgłosiłeś rachunek firmowy do urzędu skarbowego. Jeżeli nie, musisz to zrobić. Jeśli mimo tego wciąż nie ma Cię na liście, upewnij się, że Twój bank przekazał numer Twojego rachunku firmowego do STIR. Najlepiej udaj się bezpośrednio do banku i wyjaśnij tę kwestię. Zazwyczaj bank przekazuje rachunek automatycznie, jednak tak, jak wszędzie, zdarzają się błędy. Przy dopilnowaniu wszystkich powyższych kwestii, Twoja firma powinna pojawić się w wykazie podatników VAT.
Czy konieczne jest zakładanie rachunku firmowego?
Rachunek firmowy powinien zostać założony i podany na białej liście podatników VAT. Jeżeli zapłacisz kontrahentowi kwotę przekraczającą 15 000 zł na rachunek inny niż tej widniejący w wykazie, stracisz możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty bądź części kwoty zapłaconej na inny rachunek. Poza tym, pojawi się wówczas ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za wszelkie zaległości podatkowe. Jeżeli on nie zapłaci należnego podatku VAT od transakcji, odpowiedzialność za to poniesiecie oboje. Oczywiście, ten problem można rozwiązać. Wystarczy, że w terminie do 7 dni od wykonania przelewu na rachunek inny niż podany w wykazie poinformujesz naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu zapłaty.
Sprawdzenie kontrahenta – o czym pamiętać?
Przede wszystkim, pamiętaj o sprawdzaniu kontrahentów na białej liście zwłaszcza w przypadku współpracy z firmami, z którymi nie miałeś wcześniej do czynienia, nie możesz więc być w pełni przekonany o ich uczciwości. Zanim dokonasz przelewu, sprawdź, czy numer rachunku na fakturze jest tym samym numerem, który widnieje na białej liście. Jeżeli nie, wyjaśnij tę sprawę przed dokonaniem transakcji, szczególnie, gdy płatności przekraczają 15 000 zł.
Dopilnowanie obowiązku sprawdzenia podatników VAT pozwala na większe bezpieczeństwo podejmowanych transakcji i o wiele niższe ryzyko błędów i niedopatrzeń, które mogą naprawdę sporo kosztować. Na koniec warto przypomnieć, że nieznajomość prawa nie zwalnia z odpowiedzialności, dlatego też niedopatrzenie uczciwości kontrahenta jest odpowiedzialnością przedsiębiorcy, który ma obowiązek sprawdzić uczciwość firmy, z którą ma zamiar współpracować.