Wszelkie transakcje z kontrahentami są nie tylko szansa na ogromne zyski, ale także pewnego rodzaju ryzykiem. Jeżeli kontrahent okaże się nieuczciwy, przedsiębiorca może stracić szansę zwrotu VAT czy możliwości odliczenia zwrotu. To dlatego kontrahentów warto sprawdzać na tzw. białej liście. Czym jest ta lista i dlaczego sprawdzenie podatnika VAT jest aż tak istotne?

Kto jest odpowiedzialny za weryfikację kontrahentów?

Za sprawdzenie podatnika VAT odpowiedzialny jest podatnik. To na nim ciąży obowiązek sprawdzenia, czy kontrahent jest rzeczywistym podmiotem gospodarczym, który został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Warto wiedzieć, że w przypadku braku sprawdzenia kontrahenta i nawet niezamierzone błędne rozliczenia transakcji czy wystawienie fikcyjnych faktur grozi ryzykiem wykreślenia z rejestru podatników VAT, sankcją w VAT, a nawet karą pozbawienia wolności do 25 lat.

Gdzie sprawdzić rzetelność kontrahenta?

Przedsiębiorca podejmujący transakcje z kontrahentami, powinien sprawdzić ich uczciwość przede wszystkim w rejestrach CEIDG, KRS oraz REGON. W ten sposób dowie się, czy podmiot rzeczywiście istnieje jako podmiot zarejestrowany. Ponadto, w urzędzie skarbowym lub na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów należy sprawdzić, jaki jest aktualny status podatnika VAT. Nie chodzi tu jedynie o jego widnienie w rejestrze, ale o rękojmię rzetelnie prowadzonej działalności.

Co to jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to stworzony 1 września 2019 roku wykaz informacji o podatnikach VAT. Celem tego wykazu jest pomoc firmom w szybkiej i skutecznej weryfikacji  kontrahentów. Biała lista umożliwia sprawdzenie statusu czynnego podatnika VAT, a także sprawdzenie, czy kontrahentowi odmówiono rejestracji bądź wykreślono go z rejestru. Z białej listy dowiesz się, jakie były przyczyny prawne tego wykreślenia. Potwierdzisz także numer rachunku bankowego, na który masz dokonać przelewu dla kontrahenta. Białą listę możesz sprawdzić na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Na liście tej widnieją wszystkie działające firmy.

Jak sprawdzić kontrahenta?

Wystarczy w wykazie wykorzystać numer NIP, REGON, nazwę firmy bądź numer rachunku bankowego. Wystarczy, że wpiszesz fragment nazwy, a system sam dobierze pasujące wyniki. Co więcej, z systemu możesz wydrukować potwierdzenie wyszukiwania, co stanie się dowodem Twojego sprawdzenia kontrahenta.

Co, jeżeli Twojej firmy nie ma na liście?

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, ale nie widniejsze na białej liście, warto sprawdzić, dlaczego tak jest. Czy posiadasz rachunek firmowy? Jeżeli nie, koniecznie załóż rachunek rozliczeniowy. Jeżeli posiadasz taki rachunek i jesteś pewien, że jest to rachunek firmowy, zacznij od potwierdzenia tego faktu w swoim banku. Jeżeli mimo to nadal nie znajdziesz danych swojej firmy w rejestrze, zastanów się, czy zgłosiłeś rachunek firmowy do urzędu skarbowego. Jeżeli nie, musisz to zrobić. Jeśli mimo tego wciąż nie ma Cię na liście, upewnij się, że Twój bank przekazał numer Twojego rachunku firmowego do STIR. Najlepiej udaj się bezpośrednio do banku i wyjaśnij tę kwestię. Zazwyczaj bank przekazuje rachunek automatycznie, jednak tak, jak wszędzie, zdarzają się błędy. Przy dopilnowaniu wszystkich powyższych kwestii, Twoja firma powinna pojawić się w wykazie podatników VAT.

Czy konieczne jest zakładanie rachunku firmowego?

Rachunek firmowy powinien zostać założony i podany na białej liście podatników VAT. Jeżeli zapłacisz kontrahentowi kwotę przekraczającą 15 000 zł na rachunek inny niż tej widniejący w wykazie, stracisz możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty bądź części kwoty zapłaconej na inny rachunek. Poza tym, pojawi się wówczas ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za wszelkie zaległości podatkowe. Jeżeli on nie zapłaci należnego podatku VAT od transakcji, odpowiedzialność za to poniesiecie oboje. Oczywiście, ten problem można rozwiązać. Wystarczy, że w terminie do 7 dni od wykonania przelewu na rachunek inny niż podany w wykazie poinformujesz naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu zapłaty.

Sprawdzenie kontrahenta – o czym pamiętać?

Przede wszystkim, pamiętaj o sprawdzaniu kontrahentów na białej liście zwłaszcza w przypadku współpracy z firmami, z którymi nie miałeś wcześniej do czynienia, nie możesz więc być w pełni przekonany o ich uczciwości. Zanim dokonasz przelewu, sprawdź, czy numer rachunku na fakturze jest tym samym numerem, który widnieje na białej liście. Jeżeli nie, wyjaśnij tę sprawę przed dokonaniem transakcji, szczególnie, gdy płatności przekraczają 15 000 zł.

Dopilnowanie obowiązku sprawdzenia podatników VAT pozwala na większe bezpieczeństwo podejmowanych transakcji i o wiele niższe ryzyko błędów i niedopatrzeń, które mogą naprawdę sporo kosztować. Na koniec warto przypomnieć, że nieznajomość prawa nie zwalnia z odpowiedzialności, dlatego też niedopatrzenie uczciwości kontrahenta jest odpowiedzialnością przedsiębiorcy, który ma obowiązek sprawdzić uczciwość firmy, z którą ma zamiar współpracować.

Potrzebujesz wsparcia biura rachunkowego?

Napisz do nas

Wiele osób marzy o założeniu własnej działalności, jednak nie wie, jak się do tego zabrać. W poniższym artykule wyjaśnimy, jak założyć swoją firmę krok po kroku i o czym należy pamiętać przed podjęciem decyzji o jej założeniu.

Formy prawne prowadzenia działalności

Zgodnie z polskim prawem, działalność gospodarczą można prowadzić w jednej z kilku form, różniących się od siebie formalności i kwestiami finansowymi. Najprostszą formą działalności gospodarczej jest jednoosobowa działalność. Jest ona zakładana przez jedną osobę, która w całości nią zarządza i bierze na siebie 100% odpowiedzialności za jej prowadzenie. Oprócz jednoosobowej działalności, możesz założyć spółkę cywilną, spółki kapitałowe, w skład których wchodzą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne, a także spółki osobowe, a więc spółki jawne, komandytowe, partnerskie i komandytowo-akcyjne. Każda z tych form prowadzenia działalności wymaga innych kroków formalnych.

To, jaką formę działalności wybierzesz, powinno zależeć od co najmniej kilku czynników. Przeanalizuj przede wszystkim to, czy działalność będziesz prowadzić samodzielnie czy może razem ze wspólnikami. Istotne jest także, kto weźmie na siebie odpowiedzialność za zobowiązania, jakie będą formy opodatkowania firmy, a także jaki kapitał początkowy będzie wniesiony. Od wybranej formy działalności zależy miejsce, w której będzie ona zarejestrowana, a także forma jej reprezentacji w sprawach urzędowych.

Działalność gospodarcza wyłączona z obowiązku rejestracji w CEIDG

Jak zapewne wiesz, nie każda działalność musi zostać zarejestrowana jako działalność gospodarcza. Istnieje coś takiego, jak działalność nierejestrowa, a zalicza się do niej taką działalność, w wyniku której w żadnym miesiącu przychody z niej nie przekroczą kwoty 50% minimalnego wynagrodzenia, a więc w roku 2021 jest to kwota 1400 zł. Dodatkowym warunkiem możliwości prowadzenia działalności nierejestrowej jest brak zarejestrowanej działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy. Jeżeli spełniasz te warunki, to nawet, jeśli Twoja działalność ma charakter stały, przemyślany i celowy, a więc spełnia wymogi działalności gospodarczej, nie musi być rejestrowana.

Co musisz wiedzieć przed założeniem firmy?

Samo założenie firmy nie jest zbyt skomplikowane, a obecnie jest możliwe nawet bez wychodzenia z domu. Zanim jednak podejmiesz decyzję o zarejestrowaniu własnej działalności gospodarczej, weź pod uwagę kilka podstawowych kwestii. Najważniejsze wydają się oczywiście formalności. Warto już na starcie zorientować się co do wysokości składek ZUS. To bardzo ważne, bo koszty prowadzenia działalności nie zawsze są niskie. Poza tym, zastanów się, jaką formę działalności chcesz prowadzić, jakie formy opodatkowania będą dla Ciebie najkorzystniejsze. Nie bez znaczenia pozostaje kwestia uzyskania wszystkich niezbędnych pozwoleń, koncesji, a także sprawdzenie ewentualnej możliwości dofinansowania firmy.

Obok formalności, równie istotne są kwestie organizacyjne. Jeżeli Twoja działalność zakłada zatrudnienie pracowników, warto zająć się tym jak najszybciej. Poza tym, należy zaplanować kwestię prowadzenia księgowości i podsumowanie przewidywanych kosztów całej działalności. Pamiętaj, że początkowo czyste zyski będą bardzo niskie, a być może nie będzie ich wcale. Czas na rozkręcenie firmy to czas na pozyskiwanie klientów, budowanie świadomości Twojej marki i jej rozpoznawalności.

Pamiętaj, że na rynku nie jesteś sam. Istnieje bardzo szeroka konkurencja, która zrobi wszystko, by przebić Twoją ofertę. Kluczowe jest więc sprawdzenie konkurencji w swojej niszy, identyfikacja własnej grupy docelowej i dostosowanie swojej oferty do jej potrzeb. Warto rozważyć możliwość reklamy i jej środków, które pozwolą na wzrost popularności firmy wśród potencjalnych klientów.

Zakładanie firmy- jak założyć firmę „krok po kroku”

Zakładanie własnej działalności jest proste. Wystarczy zastosować się do kilku kroków, by stać się pełnoprawnym przedsiębiorcą.

Po pierwsze, należy zdecydować się na konkretną formę prawną działalności gospodarczej i formę jej opodatkowania. Możesz zdecydować się na PIT, CIT, RPE lub kartę podatkową.

Kiedy określisz rodzaj działalności, kolejnym krokiem będzie jej sklasyfikowanie i nadanie kodów PKD. Pełną klasyfikację kodów PKD znajdziesz na stronie Głównego Urzędu Statystycznego. Jest ich wszystkich około 400.

Następnym nieodzownym krokiem jest wybór dobrego biura rachunkowego, który zajmie się księgowością Twojej firmy. Możesz co prawda prowadzić księgowość samodzielnie, jednak to rozwiązanie jest odpowiednie tylko dla osób, które posiadają odpowiednie doświadczenie. Jeżeli go nie masz, zdecydowanie bezpieczniej będzie powierzyć to zadanie profesjonalistom.

Kolejnym krokiem jest już właściwa rejestracja działalności w CEIDG. W tym celu należy złożyć wniosek i uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek składa się w urzędzie gminy bądź drogą elektroniczną. Samo założenie działalności gospodarczej jest bezpłatne.

Ostatnim krokiem w pozostaniu pełnoprawnym przedsiębiorcą jest założenie konta firmowego oraz wyrobienie firmowej pieczątki z numerem NIP i REGON.

Jeżeli przebrnąłeś przez wszystkie powyższe kroki – gratulacje! Założyłeś własną działalność gospodarczą i jesteś przedsiębiorcą!

Potrzebujesz wsparcia biura rachunkowego?

Napisz do nas