Zobacz w jaki sposób zmienić biuro rachunkowe.
Przedsiębiorca, który podejrzewa, że jego księgowość prowadzona jest w sposób nierzetelny, może zmienić biuro rachunkowe. To samo dotyczy właścicieli firm, którzy przenoszą działalność do innego miasta bądź też chcą skorzystać z usług nowoczesnych, internetowych biur księgowych. Jak przebiega procedura zmiany biura rachunkowego?
Jakich formalności dopełnić?
Przedsiębiorcy nie muszą informować właścicieli biura rachunkowego, dlaczego zamierzają zrezygnować ze świadczonych przez jego firmę usług. Przyczyną może być nierzetelność w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i podatkowych bądź chęć skorzystania z innowacyjnych rozwiązań, których nasze biuro rachunkowe nie oferuje. Niemniej jednak każdego obowiązuje okres wypowiedzenia, który powinien zostać podany w umowie.
W okresie wypowiedzenia prowadzenie księgowości może zostać już powierzone innej jednostce, lecz w dalszym ciągu będziemy zobowiązani uiścić opłatę na rzecz dotychczasowego biura rachunkowego. Okres wypowiedzenia umowy to doskonały czas na to, aby dopełnić wszelkich, niezbędnych formalności. Przede wszystkim należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz OPL-1 – dotyczy to przedsiębiorców, którzy upoważnili biuro rachunkowe do składania w swoim imieniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną.
Jeżeli zostały udzielone także inne pełnomocnictwa, musimy pamiętać o ich pisemnym odwołaniu. Przedsiębiorcy zobowiązani są również do złożenia deklaracji CEiDG-1, za pomocą której poinformują urząd o zmianie podmiotu, który prowadzi księgowość i przechowuje dokumentację podatkową.
Odzyskanie dokumentacji podczas zmiany biura rachunkowego
Obowiązkiem każdego biura rachunkowego jest przekazanie oryginałów dokumentów, które powierzył pracownikom przedsiębiorca. Mowa tutaj przede wszystkim o fakturach VAT, paragonach, rachunkach, umowach, wyciągach bankowych czy potwierdzeniach zapłaty. Przed wydaniem dokumentacji pracownik biura rachunkowego powinien wykonać jej kopię.
Biuro księgowe w dalszym ciągu jest bowiem odpowiedzialne za prowadzenie rachunkowości w okresie obowiązywania umowy. Biuro rachunkowe przekazuje przedsiębiorcy także:
- księgi podatkowe i rejestry VAT,
- ewidencję faktur, środków trwałych, sprzedaży,
- dokumentację pracowniczą,
- deklaracje podatkowe i ZUS,
- ewidencję przebiegu pojazdów,
- ewidencję wyposażenia.
Wszelkie, niezbędne dokumenty biuro rachunkowe może przekazać na kilka sposobów. Niektóre z nich same odsyłają dokumentację do nowego biura rachunkowego. Przedsiębiorca może udać się po nie osobiście lub wysłać kuriera, jeśli nie chce, aby biuro rachunkowe wiedziało, w jaki sposób będzie od teraz prowadzona księgowość.
Dużym ułatwieniem dla podmiotu, który przejmuje na siebie obowiązek prowadzenia rachunkowości, byłoby eksportowanie danych z systemu księgowego poprzedniego biura rachunkowego. Niestety, jeśli w umowie nie zostało zastrzeżone, że wraz z jej rozwiązaniem biuro rachunkowe ma obowiązek taką operację wykonać, to przekazanie danych będzie zależało wyłącznie od jego dobrej woli.
Czasami biura rachunkowe naliczają opłaty za eksport danych do nowego systemu – wtedy też decyzją przedsiębiorcy pozostaje, czy chce z takiego rozwiązania skorzystać.